Privacybeleid

Privacybeleid Nextgen Finance BV

Versie 31/12/2021  ·  Nextgen Finance BV  ·  KBO 0834.372.125

Inleiding

Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.

Het kantoor verzamelt en verwerkt de identiteits- en contactgegevens dat het ontvangt van de cliënt over de cliënt zelf, zijn gezinsleden, zijn personeel, zijn medewerkers, zijn aangestelden en zijn zakelijke relaties (leveranciers of klanten van de cliënt) en over elke andere nuttige contactpersoon. Deze persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de Belgische wetgeving over gegevensbescherming en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR), van toepassing sinds 25 mei 2018.

De cliënt is verantwoordelijk voor de juistheid en het actualiseren van de persoonsgegevens die hij het kantoor verstrekt. Hij is ook verantwoordelijk voor alle mogelijke persoonsgegevens die hij van zijn klanten, zijn personeel, zijn medewerkers en zijn aangestelden zou kunnen ontvangen.

De cliënt erkent dat hij kennis genomen heeft van de informatie hieronder en machtigt het kantoor om de persoonsgegevens te verwerken die hij verstrekt in het kader van de door het kantoor geleverde diensten.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking

De verwerkingsverantwoordelijke is Nextgen Finance BV, gevestigd te 2200 Herentals, Rode-Kruisstraat 63, KBO 0834.372.125, ingeschreven bij ITAA onder erkenningsnummer 50.641.878.

2. Doeleinden van de verwerking

Voor elke verwerking worden alleen de gegevens die relevant zijn voor het nastreven van het betrokken doeleinde verwerkt. Deze gegevens worden alleen aan onderaannemers, ontvangers en/of derden overgemaakt voor zover dit nodig is voor de genoemde doeleinden.

In het algemeen verwerkt het kantoor de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Antiwitwaswetgeving — In toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers persoonsgegevens in te winnen (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, adres). De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

B. Wettelijke verplichtingen — De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid of van internationale instellingen (bv. BTW-listings, fiscale fiches) noodzaken ons om in het kader van de opdracht persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting.

C. Uitvoering van de overeenkomst — Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant en belastingconsulent niet naar behoren uitvoeren.

D. Directe prospectie — Activiteiten van directe prospectie, zoals het versturen van nieuwsbrieven. De cliënt kan op elk ogenblik de inschrijving stopzetten via ons contactformulier.

Concreet verzamelt, registreert en gebruikt het kantoor de gegevens voor de volgende doeleinden:

1. aangaan en beheren van de contractuele relatie;
2. analyseren, aanpassen en verbeteren van de inhoud van de website;
3. uitvoeren van de opdracht;
4. het de cliënt mogelijk maken om berichten en informatie te ontvangen;
5. antwoorden op verzoeken tot informatie;
6. elke communicatieve activiteit aan cliënten die daarvoor hun toestemming gegeven hebben;
7. de cliënten op de hoogte brengen van wijzigingen op de website, de functionaliteiten en de algemene voorwaarden;
8. voor elke andere reden waarvoor de cliënt uitdrukkelijk de toestemming heeft gegeven.

De rechtsgrond van de verwerking is (i) de toestemming van de cliënt, (ii) de noodzaak om een overeenkomst uit te voeren, (iii) een wettelijke verplichting, of (iv) het rechtmatig belang van het kantoor om communicatie met de cliënten te onderhouden.

3. Welke persoonsgegevens en van wie?

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens die de betrokkene zelf heeft verstrekt:

• identificatiegegevens: naam, voornaam, burgerlijke staat, geboortedatum, adres, telefoonnummer, e-mailadres, nationaal nummer en ondernemingsnummer;
• biometrische gegevens (kopie van de elektronische identiteitskaart of paspoort);
• bankgegevens: IBAN- en BIC/SWIFT-bankrekeningnummers;
• facturatiegegevens;
• communicatie tussen de cliënt en het kantoor;
• in het kader van de aangifte personenbelasting: kinderen, lidmaatschap vakbond of politieke organisatie, ziekenfonds, medische gegevens;
• elk ander persoonsgegeven dat nodig is om de opdracht te kunnen uitvoeren.

Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die door de cliënt werden overgemaakt en die slaan op zijn werknemers, bestuurders, klanten en leveranciers, alsook gegevens uit openbare bronnen zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de Nationale Bank van België.

4. Ontvangers van gegevens

Andere derden dan dienstverleners — Het kantoor kan persoonsgegevens doorgeven op verzoek van elke wettelijk bevoegde overheid, of om de rechten of goederen van het kantoor, zijn cliënten en/of uzelf te verdedigen en/of te beschermen.

Derden-dienstverleners — Het kantoor doet een beroep op een e-boekhoudsoftware en bijhorend portaal, en op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken (bedrijfsrevisor, notaris…). Het kantoor kan persoonlijke informatie meedelen aan derden voor zover die informatie nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst. In dit geval delen die derden die informatie niet aan andere derden mee, behalve wanneer dit wettelijk vereist is.

Doorgifte buiten de EER — Het kantoor geeft alleen gegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte wanneer dit land een passend beschermingsniveau waarborgt in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

5. Veiligheidsmaatregelen

Het kantoor heeft passende organisatorische en technische maatregelen getroffen om een op het risico afgestemd beschermingsniveau te waarborgen en, voor zover mogelijk, het volgende te verhinderen:

• ongeoorloofde toegang tot of wijziging van die gegevens;
• ongepast gebruik of de verspreiding van die gegevens;
• onwettige vernietiging of onopzettelijk verlies van die gegevens.

Deze procedures zijn ook van toepassing op alle onderaannemers waarop het kantoor een beroep doet. De werknemers, aandeelhouders of medewerkers van het kantoor die toegang hebben tot die gegevens hebben een strenge geheimhoudingsplicht.

Het kantoor kan echter niet verantwoordelijk gehouden worden in geval van diefstal of verduistering van die gegevens door een derde ondanks de ingevoerde beveiligingsmaatregelen.

6. Bewaringstermijn

Antiwitwaswetgeving — De identificatiegegevens en afschriften van bewijsstukken omtrent onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden worden bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

Andere persoonsgegevens — De persoonsgegevens van andere personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving (boekhoudwetgeving, fiscale wetgeving, sociale wetgeving), behalve wanneer het kantoor ze langer moet bewaren op basis van een specifieke wetgeving of in geval van een hangend geschil.

Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

7. Uw rechten

In overeenstemming met de reglementering op het gebied van verwerking van persoonsgegevens beschikt u over de volgende rechten:

• Recht op informatie over de doeleinden van de verwerking en de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke;
• Recht op inzage: het recht om op elk moment te vragen of uw gegevens verzameld werden, voor hoelang en met welk doel;
• Recht op bezwaar: u kunt op elk moment bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens door het kantoor;
• Recht op rectificatie: het recht om op elk moment te vragen dat uw foutieve of onvolledige gegevens gecorrigeerd of aangevuld worden;
• Recht op beperking van de verwerking;
• Recht op wissing (“recht op vergetelheid”): het recht om te vragen dat uw gegevens gewist worden, met uitzondering van die welke het kantoor wettelijk moet bewaren;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u kunt vragen dat uw gegevens overgemaakt worden in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat;
• Recht op klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Voor persoonsgegevens die het kantoor bewaart in toepassing van de Wet van 18 september 2017 gelden beperkingen op bepaalde rechten (inzage, rectificatie, wissing, gegevensoverdraagbaarheid). Voor de toepassing van deze rechten dient u zich te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8).

8. Klachten

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• Tel. +32 (0)2 274 48 00
• E-mail: contact@apd-gba.be
• Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

9. Updates en wijzigingen

Het kantoor kan de privacyverklaring wijzigen of aanpassen mits het de cliënten hiervan op de hoogte brengt via de website of per e-mail. Dit kan onder meer om te voldoen aan nieuwe wetgeving en/of regelgeving, aanbevelingen van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, richtsnoeren van het Europees Comité voor gegevensbescherming en beslissingen van hoven en rechtbanken.